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Text File | 1998-10-29 | 55KB | 1,060 lines

3.0 Programmteil Buchhaltung


Sie finden in FIRST_MILLION eine komplette Buchhaltung mit allen Möglichkeiten,
die für eine moderne, EDV-gestützte Buchführung notwendig sind. Es stehen
insgesamt 120 Geld- und Gegenkonten zur Verfügung. Diese Konten können bequem
aufgerufen werden und lassen sich für einen eventuellen Export mit DATEV-Nummern
versehen. Durch umfang- reiche Sortier- und Suchmöglichkeiten behalten Sie
jederzeit den Überblick. Die Rechnungen und Warenbestellungen führen
halbautomatisch zu Buchungsbelegen, die bereits ausgefüllt sind und auf
Tastendruck in die Buchungsliste übernommen werden.

Bevor wir Sie über das Arbeiten mit der in FIRST_MILLION integrierten
Buchhaltung informieren, sollen hier ein paar Sätze über das Prinzip einer
Buchhaltung verloren werden.

Das Finanzamt stellt an eine EDV-unterstützte Buchhaltung einige Forderungen,
sofern dieses Programm bei einer Buchprüfung als alleiniger Nachweis für eine
ordentliche, nachvollziehbare Buchhaltung gelten soll. Diesen Anspruch will
unsere Buchhaltung gar nicht erst erheben, da sich dadurch, wie wir meinen,
erhebliche Nachteile in der Bedienbarkeit des Programms ergeben, die gar nicht
notwendig oder zwingend sind. Der wesentliche Punkt dieser Bestimmungen besagt,
daß in EDV-Buchführungen keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden
dürfen. Wenn Sie sich zum Beispiel bei der Eingabe eines Betrages vertippt
haben, so dürfen Sie diesen Buchungssatz nicht mehr aufrufen, sondern müssen
eine zweite Buchung vornehmen, die den Betrag entsprechend korrigiert. Unser
Programm enthält bewußt diese Korrekturmöglichkeit. Daraus folgt zwingend, daß
die Daten auf der Diskette oder Festplatte dem Fiskus nicht als ordentliche
Buchführung genügen. Sie müssen deshalb bei einer Buchprüfung die
Buchungsbelege, sowie die monatlich ausgedruckten Kontenblätter ordentlich
abgeheftet als Ihre "nachvollziehbaren" Bücher vorlegen. Derartige Unterlagen
sind aber im Zweifel ohnehin vorgeschrieben!

Sie sehen es ist kein echter Nachteil für Sie, und bereits nach dem dritten
vertippen werden Sie es sehr zu schätzen wissen, einen Buchungsbeleg erneut
aufrufen zu können.

Darüber hinaus müssen Sie sich überlegen, auf welches Datum Sie Ihre Buchhaltung
abstellen wollen.

Prinzipiell stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl. Alle Einnahmen und Ausgaben
werden mit dem Datum der Rechnungserstellung in die Bücher übernommen, in der
Fachsprache nennt man das eine Buchhaltung nach "vereinbarten Zahlungen". Oder
die Buchung erfolgt mit dem Datum an dem die Geldbewegung auf dem Geldkonto
erfolgte, in diesem Fall handelt es sich um  eine Buchführung nach dem Prinzip
der "vereinnahmten Zahlungen".

Für den ersten Fall müssen Sie bei einer  Umsatzsteuervoranmeldung eine noch
nicht vorhandene Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen.

Für die erste Methode spricht, daß man sich nicht um das Datum der Geldbewegung
kümmern muß, sondern lediglich das Datum der Rechnungserstellung verwendet.
Andernfalls müßte das Rechnungsdatum beim Aufrufen aus der Fakturierung
verändert werden. Dies muß dann auch auf dem Rechnungsformular vermerkt werden.

Arbeiten Sie nach dem Prinzip der vereinnahmten Gelder, so wird die Umsatzsteuer
nur von bereits bezahlten Rechnungen ermittelt. Diese Form der Buchführung muß
jedoch beim zuständigen Finanzamt formlos  beantragt werden. Üblicherweise wird
diesem Antrag auch stattgegeben, wenn der Jahresumsatz unter 250.000,- DM liegt.
Unser Programm ist für beide Varianten vorbereitet. Je nach dem welche Form Sie
verwenden, werden Rechnungen die mit FIRST_MILLION erstellt wurden
unterschiedlich behandelt. Die Einstellung der gewünschten Variante erfolgt in
der Dialogbox "Parameter" .

Kommen wir aber zur Sache:

Der Programmteil Buchhaltung kann durch Drücken der F1-Taste aufgerufen werden.
Sie befinden sich nach dem Aufruf dieses Programmteils in einem
Buchhaltungsprogramm, das nach den Bestimmungen der Einnahme-Überschußrechnung
arbeitet. Wenn noch keine Buchungen eingetragen wurden, also nach dem ersten
Start des Programms, ist das Fenster "Buchungen" bis auf die Beispiele leer.
Drücken Sie die Tasten Ctrl und "N" gleichzeitig bei aktivem Buhhaltungsfenster,
so erscheint die Eingabemaske für Buchungsvorgänge (Dialogbox Buchungen). Es
öffnet sich die in Kapitel 3.3 abgebildete Dialogbox, die bis auf den Eintrag
für die Buchungsnummer und das aktuelle Jahr leer ist. Sie können auch eine
Dialogbox voreinstellen, die die Eintragungen der letzten Buchung enthält. Sie
finden den Einstellknopf hierfür ebenfalls in der Dialogbox "Parameterr". Im
Feld Buchungsnummer ist bereits eine Nummer eingetragen. Die Buchungsnummer wird
automatisch mit aufsteigender Nummer vergeben. Sie können vor dem Aufrufen der
Dialogbox eine Anfangsbuchungsnummer in der Dialogbox "Parameter" vorgeben. Die
Buchungsnummer kann damit für verschiedene Zeiträume vorsortiert werden.

Zum Beispiel kann für Januar 1000 bis 1099, für Februar 1100 bis 1199 und so
weiter eingestellt werden. Allerdings wird man in der Regel die Buchungsnummer
fortlaufend vergeben und auf die Option der Voreinstellung verzichten.



3.1 Einstellung des Kontenrahmen



Mit der Taste F9 öffnen Sie eine Fensterliste in der die aktuell benannten Geld-
oder Gegenkonten angezeigt werden. Dieses Fenster dient auch zur Benennung Ihrer
Geld- und Gegenkonten für die Buchhaltung. Je nach Art ihres Gewerbes werden Sie
bestimmte Konten für die Auflistung Ihrer Ausgaben benötigen. Zu diesen
Ausgabekonten (Gegenkonten) haben Sie auch Geldkonten einzurichten. In der
Buchhaltung versteht man darunter Bank-und Girokonten sowie Bargeldkonten.
FIRST_MILLION verwendet auch virtuelle Geldkonten für AfA Güter.

Auf diese Konten werden Ihre Einnahmen und Ausgaben gebucht. Im Gegensatz zur
bilanzierenden Buchhaltung müssen die Salden der Gegenkonten nicht mit den
Salden der Geldkonten abgestimmt werden.

In unserer Buchhaltung wird lediglich der Gesamtbetrag der Einnahmen der Summe
der Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz dieser beiden Zahlen ergibt dann
den zu versteuernden Gewinn.

Wenn Sie aber alle Geldbewegungen zwischen Gegenkonten und Geldkonten bei
korrekt eingegebenen Anfangskontenständen richtig verbuchen, haben Sie bereits
die wichtigste Forderung der sogenannten "Doppelten Buchführung" erfüllt. Was
Ihnen zur Bilanz jetzt noch fehlt ist die Feststellung des Firmenvermögens und
die damit verbundene Eröffnungsbilanz. Wenn dieser Umstand für Sie notwendig
wird, sollten Sie einmal in einer Einführung für bilanzierende Buchhaltung
nachlesen.

    Wichtig!

Wenn die Rechnung mit diesem Programm erstellt wurde, so ist die Rechnung als
noch nicht bezahlt in die Fakturierung übernommen worden. Geht das Geld ein,
wird diese Rechnung durch einen einfachen Klick mit der Maus als Einnahme
gebucht. Als Buchungsdatum verwendet das Programm erst einmal das
Rechnungsdatum, d. h. F_M arbeitet in der Voreinstellung nach dem Prinzip der
vereinbarten Zahlung.



Bei der Auswahl der Gegenkonten müssen Sie darauf achten, daß Sie immer einen
optimalen Überblick erhalten, an welcher Stelle in Ihrem Betrieb Ihr schwer
verdientes Geld eigentlich bleibt. Sie können mit FIRST_MILLION 121 Gegenkonten
und 120 Geldkonten benennen, was für alle Kleinbetriebe ausreichend sein wird.

Rufen Sie das GEM-Fenster entweder durch Drücken der F 9 Taste auf.

Zum Umschalten zwischen der Eingabe von Geld- oder Gegenkonten müssen Sie mit
der rechten Maustaste ein Pop-Up-Menü aufrufen.


In FIRST_MILLION sollten Sie die ersten Positionen der Kontenliste immer für die
am häufigsten benötigten Konten benutzen. Sie müssen bei Buchungen dann nicht so
oft ein weiteres Pop-Up-Menü aufrufen. Sollte sich später einmal herausstellen,
daß Sie ein Konto, daß erst auf der 2. Seite in der Buchungsbox steht doch
häufiger benötigen, können Sie die Position auch noch nachträglich verändern.

Mit einem Doppelklick auf eine Zeile des Kontenfensters öffnen Sie eine
Dialogbox zur Erfassung eines neuen Kontos, oder für eine Änderung.


    Textfelder

Zu jedem Konto werden zwei Textfelder ausgefüllt. Das erste Textfeld erhält den
vollständigen Namen des Kontos, hier sind 31 Zeichen als Eintrag möglich. Dieser
Name erscheint beim Ausdruck der Buchungsliste zu diesem Konto als Überschrift.
In dem zweiten Feld müssen Sie eine treffende Abkürzung für dieses Konto
erfinden. Ihnen stehen dafür nur acht Zeichen zur Verfügung.

Die Abkürzung erscheint im Buchungsfenster (F1), der Liste aller
Buchungsvorgänge, und verschafft Ihnen einen besseren Überblick über die
Buchungsvorgänge, wenn die angezeigten Einträge im Buchungsfenster nicht
gefiltert wurden.

    Privatanteil

Ein besonderes Problem für Kleingewerbetreibende stellt oftmals die Tatsache
dar, daß die Geldkonten auch teilweise private Geldbewegungen enthalten. Wenn
Sie dann Ihre Geldkontenstände nach einiger Zeit betrachten, so stimmen die
Kontenstände nicht mehr überein. Die eleganteste Lösung wäre, alle
Geschäftstransaktionen nur über ein Geschäftskonto auszuführen. Aber bei
kleineren Gewerbetätigkeiten ist dies oft mit weiteren Kosten verbunden. Für
diese Gruppe von Anwendern stellt FIRST_MILLION die Möglichkeit zur Verfügung,
private Gegenkonten einzurichten. Diese Konten werden bei der
Gewinn/Verlustberechnung nicht berücksichtigt, auch die Mehrwertsteuer fließt
nicht in die Buchhaltung ein, aber die Kontenstände Ihrer Geldkonten werden
korrekt dargestellt! Somit wäre die Bedingung der Bilanzierung, Abgleich der
Geld- mit den Gegenkonten gegeben!

Wenn Sie solche privaten Gegenkonten einrichten wollen, so müssen Sie diese
Konten durch Anwählen des entsprechenden Auswahlknopfes markieren. Derartige
Konten sind im Fenster mit einem P markiert.

Für jedes Gegenkonto können Sie auch einen Privatanteil angeben. So wird diese
Funktion auf alle Fälle für das Gegenkonto "Bewirtungen" benötigt.

Seit 1991 können Sie die Bewirtungskosten nur noch in Höhe von 80% absetzen. Das
Finanzamt geht immer von einem Eigenanteil (Privatanteil) von 20% aus. Sie
können natürlich für jedes andere Konto auch Privatanteile angeben.

    Mehrwertsteuer Voreinstellung

Wenn Sie auf ein Gegenkonto immer nur Belege mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz
buchen, so ist es überaus lästig, immer noch die passende Mehrwertsteuer
anklicken zu müssen. Jetzt können Sie bei der Definition der Gegenkonten einen
Steuersatz vorgeben.

Wenn Sie also ein Konto für Fachliteratur haben, so ist bei jeder Buchung
bereits  7% aktiviert. Natürlich können Sie auch, trotz Voreinstellung, den
Steuersatz beim Buchen noch manuell ändern.



3.2 DATEV Konten und Kontenklassen



Sie können jetzt den Gegenkonten eine Kontonummer zuteilen. Wenn Sie hierfür die
DATEV Nummer nehmen, enthalten die Ausdrucke diesen Hinweis. Hiermit wird die
Übersichtlichkeit für den Steuerberater erhöht, sofern Sie dessen Hilfe noch
benötigen.

Somit können Sie Ihrem Steuerberater die Daten einfach mittels Diskette geben.
Zur Nummerierung stehen Ihnen 21 Kontenklassen bei den Gegenkonten und 11
Kontenklassen bei den Geldkonten zur Verfügung. Die Einführung von Kontenklassen
erhöht die Übersichtlichkeit des Fensters "Gewinnermittlung" (F10-Taste) ganz
erheblich. Die Klassen werden folgendermaßen gebildet:

Kto.Nr. 0 bis 999:            Klasse 0

Kto.Nr. 1000 bis 1999:    Klasse 1

Kto.Nr. 2000 bis 2999:    Klasse 2 und so weiter.

Das Fenster "Gewinnermittlung" (F 10) zeigt immer den Namen des ersten Kontos
der Klasse an, also das Konto mit der Kontonummer 0, 1000, 2000 usw.. Hier wird
jetzt die Summe der einzelnen Konten, die zu einer Kontenklasse gehören,
zusammengefaßt und der Brutto- oder Nettowert dargestellt. In der Dialogbox
"Parameter" können Sie die gewünschte Art der Anzeige einstellen.

Die hier vorgenommene Einstellung wirkt auch auf den Ausdruck!

Es lassen sich hier maximal 20 Kontenklassen anzeigen. Alle anderen Konten
müssen über die Kontenübersicht (F 9 Taste) ausgewertet werden.

So könnte die Kostenstelle "Büro, Kto Nr. 2000" aufgeteilt werden nach "Büro
GWG, Kto 2001", "Büro Porto, Kto 2002", "Büro AfA, Kto 2003" usw. Die
Gewinnermittlung zeigt dann die Summe der Ausgaben für alle zum Büro gehörenden
Gegenkonten. Der Ausdruck der Konten erfolgt selbstverständlich weiterhin
getrennt. Auch in dem Fenster "Kontenübersicht" (F9 Taste) stehen immer die
Werte der einzelnen Gegenkonten.  Das gleiche Verfahren können Sie auch bei den
Geldkonten anwenden. So können mehrere Bargeldkassen zusammengefaßt in der
Gewinnermittlung angezeigt werden.

Sehen Sie sich auch die zu F_M magnum mitgelieferten Dateien einmal an. Die
Beispiele zeigen schnell, worauf es bei der Buchhaltung mit Kontengruppen
ankommt. Die Buchungsdialogbox zeigt Ihnen jetzt auch immer die
DATEV-Kontonummer an, auf das Sie gerade buchen.

Weitere wichtige Gegenkonten die nicht fehlen sollten:

    GWG  (geringwertige Wirtschaftsgüter)

Hierbei handelt es sich um Anschaffungen, die weniger als DM 800,-  netto
gekostet haben und sich länger als ein Wirtschaftsjahr in der Firma befinden.
Dazu gehört der Locher für DM 20,- ebenso wie der Lederchefsessel für DM 799,-.

    AfA (Anlagenverzeichnis zur Abschreibung)

Der Gesetzgeber fordert, daß Geräte, die mehr als DM 800,- netto gekostet haben,
über die Zeit ihrer Nutzung in der Firma "abzuschreiben" sind. So haben
Bürogeräte und Computer eine Abschreibefrist zwischen 3 und 5 Jahren. Wenn Sie
also einen Apple PPC 7500 für DM 5000,- netto gekauft haben, so dürfen Sie, bei
linearer Abschreibung, im ersten Jahr 1000,- DM als Ausgabe geltend machen. In
den folgenden vier Jahren können Sie ebenfalls 1000,- DM als Ausgabe
abschreiben.

 Über die Abschreibezeiten der verschiedenen Geräte informiert Sie gerne Ihr
zuständiges Finanzamt. Sie können die AfA-Buchungen auch jedes Jahr automatisch
ausführen lassen, wenn Sie den Betrag der Anschaffung durch die Anzahl der Jahre
der Abschreibezeit teilen und in das Fenster "automatische Buchungen" eintragen.
 Sie sollten die Möglichkeit für jeden AfA Gegenstand ein eigenes Gegenkonto
anzulegen nutzen, daß erhöht erheblich die Übersicht über die in der Firma
versteckten Werte. Wer bilanzieren muß, kommt um diesen Umstand ohnehin nicht
herum. Der Ausdruck dieser Gegenkontenblätter ist dann bereits Ihr
Anlagenverzeichnis! Kapitel 4 beschäftigt sich ausführlich mit automatischen
Buchungen.

    Geldkonto "Debitoren"

Für bestimmte Zwecke benötigt die Buchhaltung nicht existierende, virtuelle
Geldkonten auf die Geldbewegungen gebucht werden, die noch nicht erfolgt sind.
Ist Ihre Buchhaltung auf "vereinbarte Zahlung", was der Regelfall sein dürfte,
eingestellt, so haben Sie den Rechnungsbetrag nach der Rechnungsstellung bereits
als Einnahme gebucht. Nun würde Ihr Girokonto einen falschen Kontostand
anzeigen, würde dieses als Geldkonto angegeben. Damit Ihre Kontenstände immer
transparent und korrekt sind, sollten Sie ein Geldkonto mit dem Namen
"Debitorenkonto" erzeugen. Immer wenn Sie einen Rechnungsbetrag buchen, der noch
nicht bei Ihnen eingegangen ist, wählen Sie dieses Konto aus. Erfolgt die
Zahlung, erscheint dieser Beleg wenn Sie die offene Rechnung in der Fakturierung
als erledigt markieren. Sie können dann per Mausklick vom Geldkonto Debitor auf
das Konto umbuchen, wo der Betrag gutgeschrieben wurde. Das Geldkonto
"Debitoren" zeigt Ihnen somit auch immer Ihre Außenstände an. Genauso ist es mit
Zahlungen, die per Scheck erfolgen. Hierfür sollten Sie ein virtuelles Geldkonto
mit dem Namen Scheck anlegen. Ist der Scheck dann eingelöst wird mit einem
einfachen Klick das richtige Geldkonto ausgewählt!

    Geldkonto "Kreditoren"

Das gleiche gilt mit umgekehrtem Vorzeichen für die von Ihnen zu bezahlenden
Rechnungen. Bei einer Buchhaltung nach "vereinbarter Zahlung" sind auch diese
Ausgaben mit dem Datum der Rechnungserstellung in die Bücher zu nehmen.
Allerdings heißt das nicht, daß Sie diese Beträge bereits gezahlt haben müssen.
Würden Sie als Geldkonto wieder Ihr Girokonto angeben, so wären Ihre
Kontenstände wieder durcheinander. Buchen Sie diese Beträge deshalb auf ein
virtuelles Geldkonto mit dem Namen "Kreditoren" (Ihr Lieferant kreditiert Ihnen
nämlich die Materiallieferung innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist). Erst
wenn Sie den Kontoauszug mit der Abbuchung dieses Betrages von Ihrer Bank
erhalten, wird das richtige Geldkonto ausgewählt.

    Einnahmen

Alle Rechnungen landen nach der Bezahlung mit dem Rechnungsbetrag auf dem
Einnahmekonto und somit völlig automatisch in der Buchungsliste.

Allerdings müssen Sie sich von Anfang an klar darüber werden, zu welchem Datum
in Ihrer Buchhaltung verbucht wird. Sie können entweder alle Einnahmen und
Ausgaben zum Rechnungsdatum buchen (vereinbarte Zahlung), oder immer zum Datum
der Geldbewegung (vereinnahmte Zahlung). FIRST_MILLION  gibt Ihnen die
Möglichkeit das Prinzip, nach dem Ihre Buchhaltung arbeiten soll, selbst
vorzugeben. In der Dialogbox "Parameter" können Sie durch Anwählen des Knopfes
"Einnahmen sofort nach Rechnungserstellung buchen" auf "vereinbarte
Zahlungsweise" umschalten. Wichtig ist dabei, daß Einnahmen und Ausgaben hierbei
gleichbehandelt werden! Welche Vorgehensweise für Sie die richtige ist, müssen
Sie selbst entscheiden. Soviel als Vorbemerkung zum Thema Buchhaltung. Werden
wir konkreter, damit Sie nachvollziehen können, was das Programm intern
eigentlich anstellt:

Da das Programm nach dem Schreiben der Rechnung davon ausgeht, daß die Rechnung
noch nicht bezahlt ist, wird diese Rechnung in die Fakturierungsliste
eingetragen. Haben Sie endlich Ihr Geld vom Kunden erhalten, kann diese Rechnung
aufgerufen, in der nun erscheinenden Buchungsbox das richtige Geldkonto
ausgewählt und diese Rechnung als "erledigt" markiert werden. Erledigte
Rechnungen werden in der Fakturierungsliste erst einmal ausgeblendet, d. h.
nicht mehr angezeigt. Sie sehen also immer auf einen Blick in Ihrer
Fakturierungsliste, welche Rechnung noch offen ist.

Nach dem Drucken einer Rechnung wird der Rechnungsbetrag also sofort auf das
erste Einnahmekonto, das Sie in der Kontenliste benannt haben, gebucht, sofern
Sie in der Dialogbox "Buchungen", die vor dem Buchungsvorgang erscheint, nicht
ein anderes Einnahmekonto ausgewählt haben. Einnahmekonten sind in der
Kontenliste durch ein "E" gekennzeichnet.



    Mehrwertsteuer

Wenn Sie Artikel verkaufen, für die eine Mehrwertsteuer erhoben wird, so
speichert das Programm diese Mehrwertsteuer als Einnahme auf das
Mehrwertsteuerkonto getrennt nach den Steuersätzen 7 und 15% ab. Wird eine
Ausgabe auf ein Gegenkonto mit Mehrwertsteuer gebucht, so gelangt dieser Betrag
ebenfalls automatisch auf das intern bereits angelegte Mehrwertsteuerkonto. Alle
Mehrwertsteuerbeträge werden automatisch miteinander verrechnet, so daß Sie im
Fenster "Kontenübersicht" (F 10) immer den aktuellen Stand für Ihre
Umsatzsteuervoranmeldung sehen können. Um eine Liste aller Buchungsvorgänge mit
Mehrwertsteuer zu erhalten, können Sie diese Buchungen ebenso wie alle
Gegenkontenbelege ausdrucken lassen.

    Geldkonten benennen

Unter Geldkonten versteht man die Konten, auf denen wirklich Geld bewegt wird;
also Ihr Bank- oder Girokonto. Da unter Umständen auch Zahlungen über eine oder
mehrere Bargeldkassen erfolgen können, müssen die entsprechenden Beträge
ebenfalls ordnungsgemäß registriert werden. Wenn Sie ein Kassenbuch führen
müssen, läßt sich dies bequem über einen entsprechenden Eintrag hier erledigen.
Über die Dialogbox "Kontenübersicht" (F9) können Sie Ihre Kontenstände
kontrollieren.

Die linke Zahlenspalte zeigt Ihnen den Anfangswert des Geldkontos, die rechte
Zahlenspalte den aktuellen Kontenstand unter Berücksichtigung des aktuellen
Zeitfilters in der Buchhaltung.  Steht der Filter auf 2. Quartal, so sehen Sie
den Kontenstand, wie er sich am Ende des 2. Quartals darstellte.

Darüber hinaus ist es auch sinnvoll "virtuelle" Geldkonten anzulegen. In Kapitel
4 lernen Sie ein weiteres virtuelles Geldkonto, das "AfA-Geldkonto" kennen.
Unten sehen Sie einen Vorschlag für einen einfachen Kontenrahmen.

    Anfangswerte der Geldkonten

Wenn Sie bei allen Buchungen in der Buchhaltung immer das richtige Geldkonto
angeben, so haben Sie immer einen Überblick über Ihre aktuellen Konten- und
Kassenbestände, vorausgesetzt Sie haben mit dem richtigen Anfangskontenstand
begonnen. Um nun die Geldkontenstände zu Beginn Ihrer Arbeit mit FIRST_MILLION
einzugeben, müssen Sie das Kontenfenster mit F9 aufrufen und mittels des
Pop-Up-Menüs die Liste der Geldkonten anzeigen lassen. Wenn Sie jetzt ein
Geldkonto anklicken, erscheint die Dialogbox in der Sie die Bezeichnung eingeben
oder ändern, sowie den Anfangskontenstand eintragen können.



3.3 Dialogbox Buchungen



Diese Dialogbox enthält alle Daten, die zu einem Buchungsvorgang benötigt
werden. Diese Daten werden beim Verlassen der Dialogbox über "Ok" oder "Weiter"
in die Buchungsliste eingefügt.

Sie müssen hier Textfelder ausfüllen und Radioknöpfe bedienen. Der Cursor
befindet sich nach Erscheinen der Box im Textfeld "Text". Die hier vorgenommene
Eintragung dient zur näheren Erklärung der Buchung. Nehmen wir einmal an, Sie
haben für Ihr Büro 100 DIN A4 Umschläge für 20,- DM (inkl. Mehrwertsteuer)
gekauft. Sie sollten dann als Text vielleicht "DIN A4 Umschläge/Metro"
eintragen. Mit den Pfeiltasten auf der Tastatur unter der Clr Home-Taste oder
der TAB-Taste gelangen Sie in das nächste Feld. Hier geben Sie dann den
Bruttobetrag ein. Sie können bei Bedarf auch den Nettobetrag in das Feld
darunter schreiben. Das Programm errechnet in jedem Fall die fehlende Größe.
Wenn Sie diese Dialogbox mit den Werten der letzten Buchung erhalten
(Parametereinstellung: "letzte Buchung bei Neuen als Voreinstellung), müssen Sie
das Feld in welchem Sie keinen neuen Betrag  eintragen unbedingt mit der
ESC-Taste löschen. Wie soll das Programm sonst wissen, von welchem Betrag aus
gerechnet werden muß?

Bei vollen DM Beträgen müssen Sie keine Pfennige eingeben. Beachten Sie aber,
daß die vollen DM durch einen Punkt von den Pfennigen getrennt werden müssen.
Sie brauchen also bei der Eingabe der Beträge nur die numerische Tastatur rechts
neben den Buchstabentasten zu benutzen. Wenn Sie negative Beträge eingeben
wollen, setzen Sie vor die Zahl das Minuszeichen und zwar ohne Leerzeichen!
Verlassen Sie dieses Zahlenfeld wieder mit der Pfeiltaste.

In den folgenden drei Feldern wird das Datum eingegeben, zu dem der Kauf
getätigt wurde. In unserem Beispiel sei es der 2.1.96. Geben Sie jetzt 2 ein und
verlassen Sie das Feld wieder mit der TAB-Taste. Sie gelangen in das Feld für
den Monat. Tippen Sie 1 ein und betätigen Sie die TAB-Taste erneut. In dem
letzten Zahlenfeld müssen Sie nur noch das Jahr eintragen, wenn das Jahr vom
Systemdatum abweicht.

Nach dem Programmstart wird hier bereits das aktuelle Jahr aus der Systemzeit
eingetragen. Sollte Ihr Rechner nicht über eine eingebaute Uhr verfügen, so
werden Sie  beim Start des Programms aufgefordert, das aktuelle Datum
einzutragen. Sie können auch unter Einstellungen "Parameter" in der Menüleiste
das aktuelle Tagesdatum als Voreinstellung festlegen.  Das erleichtert Ihre
Arbeit erheblich, wenn Sie jeden Tag viele Belege mit gleichem Datum in Ihre
Buchhaltung eingeben müssen.

Der Rest der Einstellungen erfolgt nun durch Anklicken der Auswahlknöpfe. Das
Buchhaltungsprogramm muß jetzt noch erfahren von welchem Geldkonto die Ausgabe
zu bezahlen ist. Die Bezeichnung Ihrer Gegenkonten und Geldkonten wird  im
Fenster F9 vorgenommen, und ist Ihren Bedürfnissen entsprechend anzupassen.

In unserem Beispiel handelt es sich um eine Barausgabe die von dem Mitarbeiter
PETER aus seinem Bargeldkonto bezahlt wurde. Sie müssen also den Knopf für
"PETER" anwählen. Nun ist es noch wichtig zu wissen für welches Konto die
Ausgabe bestimmt ist. Anders ausgedrückt, für welchen Bereich Ihrer Firma wurde
das Geld ausgegeben? Für unser Beispiel nehmen wir an, die Briefumschläge sind
Verbrauchsmaterial für Ihr Büro. Klicken Sie bitte den Button Büro an.

Prinzipiell wird immer von einem Geldkonto auf ein Gegenkonto gebucht, also von
links nach rechts in der Dialogbox. Woher kam das Geld, für welchen Bereich
wurde es ausgegeben!

Im dritten Feld stehen Ihnen drei Button zur Auswahl der im Rechnungsbetrag
enthaltenen Mehrwertsteuer zur Verfügung. Das Programm wird mit der
Voreinstellung der z.Zt. üblichen beiden Mehrwertsteuersätze ausgeliefert, 15%
und 7%. im dritten Feld könnte ein exotischer Steuersatz angewählt werden.
Sollten sich die Mehrwertsteuersätze ändern, so finden Sie unter Einstellungen
"Parameter" die Möglichkeit die Werte anzupassen. Die so eingestellten
Steuersätze werden dann immer in der Dialogbox erscheinen, (bis zur nächsten
Erhöhung!). Für unser Beispiel müssen Sie den Knopf für 15% auswählen, es sei
denn, Sie haben bei der Definition für dieses Gegenkonto den Mehrwertsteuersatz
von 15% voreingestellt. Dann wird dieser Knopf jetzt automatisch gesetzt!

Wenn Sie die Eintragungen für unser Beispiel vorgenommen haben, sieht die
Dialogbox wie abgebildet aus.

Außer den genannten, für gewöhnliche Buchungsvorgänge gedachten Buttons und
Textfeldern enthält die Dialogbox noch weitere, nicht so häufig benötigte
Optionen.

Sollten Sie mehrere Buchungen mit dem gleichen Text, oder Konten tätigen, so ist
es vielleicht sinnvoll unter "Parameter" die Einstellung "letzte Buchung bei
Neuen als Voreinstellung" zu benutzen. Wenn Sie die Dialogbox dann mit "Weiter"
verlassen, sind in der neuen Eingabebox bereits alle Daten bis auf die
Buchungsnummer, die selbstverständlich um eins hochgezählt wurde, enthalten.
Daten die Sie verändern müssen werden angeklickt und mit der ESC-Taste gelöscht.
Sie können durch diese Option bei der Eintragung von vielen in der Art ähnlichen
Belegen eine Menge Zeit sparen!

    Erinnerung

Für den Fall, das Sie an eine Buchung erinnert werden möchten, können Sie hier
ein Datum eintragen. Nach dem Start von FIRST_MILLION wird dann dieser Datensatz
im Buchungsfenster ab dem gewünschten Datum angezeigt, genau wie fällige
Rechnungen im Fenster "Faktur"!



3.4 Einnahme manuell verbuchen



Wir haben bisher den Buchhaltungsteil des Programms nur zum Verwalten der
Ausgaben kennengelernt. Da die Einnahmen automatisch verbucht werden, wenn die
Rechnungen mit FIRST_MILLION  erstellt wurden, wird es nicht nötig sein
Einnahmen per Hand einzugeben. Trotzdem ist dies prinzipiell möglich. Wenn Sie
mehr als ein Einnahmekonto definiert haben, klicken Sie das gewünschte Konto an.
Der gebuchte Betrag gelangt damit auf das Einnahmekonto. Für den Fall einer
manuellen Einnahmebuchung geben Sie den Bruttobetrag der Rechnung , das Datum
und den Mehrwertsteuersatz ein und klicken den Button "Einnahmen" an. Hier
können Sie jetzt auch gleich das Geldkonto wählen, auf dem der Betrag
eingegangen ist.

Die Mehrwertsteuer wird automatisch auf das Einnahme- Mehrwertsteuerkonto
gebucht. Beachten Sie aber bitte: Rechnungen, die so in die Buchungsliste
gelangen sind nicht in der Fakturierung und somit auch nicht im automatischen
Mahnverfahren enthalten!



3.5 Umbuchungen zwischen den Geldkonten



Über die bisher genannten Funktionen dieser Dialogbox hinaus besteht die
Möglichkeit des Umbuchens von einem Geldkonto auf ein anderes.

Wenn Sie Einkäufe über Ihre Bargeldkasse tätigen, so ist diese ja leider
irgendwann mal leer. Sie werden dann sicherlich Geld von Ihrem Bankkonto abheben
und in die Geldkassette legen. Damit die Geldkontenstände dabei nicht
durcheinander geraten, müssen Sie diesen Vorgang Ihrer Buchhaltung nun auch
mitteilen. Das gilt nur, wenn Sie Ihre Firmenkonten und Kassen wirklich sauber
von den Privatkonten trennen (können),oder zumindest die privaten Geldbewegungen
korrekt auf die privaten Gegenkonten buchen.

Für den Umbuchungsvorgang zwischen den Geldkonten stehen Ihnen die
Geldkontenbutton und die rechts davon befindlichen Knöpfe unter der Überschrift
"Umbuchungen" zur Verfügung. Der Umbuchungsvorgang findet immer von einem
Geldkonto auf das rechts  daneben angewählte Umbuchungsgeldkonto statt. In dem
dargestellten Beispiel werden 500,00 DM vom PGA1964 auf das Bargeldkonto PETER
gebucht. Anders ausgedrückt, Sie haben also 500,- DM vom Girokonto abgehoben,
der Kontostand verringert sich um diesen Betrag.

Das Geld wurde in die Bargeldkasse eingelegt, deren Kontostand erhöht sich um
500,- DM. Der Button für Mehrwertsteuer wird bei einem Umbuchungsvorgang
automatisch auf 0% gesetzt.



3.6 Mehrwertsteuer Solo



Ein weiterer Sonderfall in der Buchhaltung stellt das Verbuchen von reinen
Mehrwertsteuerbeträgen dar. Dieser Fall tritt immer dann auf, wenn Sie
Anschaffungen gemacht haben, die Sie nicht in voller Höhe sofort abschreiben
dürfen, und deshalb nicht einfach den Nettobetrag der Anschaffung als Ausgabe
absetzen können. Dies gilt für alle Geräte die mehr als 800,- DM netto gekostet
haben und somit in die AfA Tabelle gehören  Die Mehrwertsteuer die Sie beim Kauf
bezahlt haben, ist aber in voller Höhe zum Kaufdatum in die Buchhaltung zu
übernehmen, und erhöht somit Ihre Vorsteuer (eingenommene Mehrwertsteuer =
Umsatzsteuer, ausgegebene Mehrwertsteuer = Vorsteuer)

Betrachten wir diesen Vorgang einmal an einem Beispiel, so wird schnell klar
worum es eigentlich geht. Nehmen wir an, Sie haben am 2.1.96 eine elektrische
Schreibmaschine für Ihr Büro für 1000,- DM netto erworben. Bezahlen mußten Sie
aber 1150,- DM brutto. Die Anschaffungskosten können Sie linear nur über
mindestens 5 Jahre abschreiben. Ihr Gewinn mindert sich also im laufenden
Kalenderjahr nur um 200,- DM. Die beim Kauf gezahlte Mehrwertsteuer in Höhe von
150,- DM können Sie aber sofort als Vorsteuer geltend machen. Ihre
Umsatzsteuerschuld im Monat Januar verringert sich dementsprechend um 150,- DM.
Gehen Sie beim Buchen also wie folgt vor:

    1. Anlegen eines neuen AFA Geldkontos

Sie sollten sich zuerst ein Geldkonto anlegen, auf dem der Wert der
Schreibmaschine festgehalten wird. Außerdem brauchen Sie für die stattgefundene
Geldbewegung ein entsprechendes Geldkonto. Legen Sie also ein Geldkonto (Taste
F9) mit dem Namen AFA_SCHR an. Da Sie den kompletten Kaufpreis von Ihrem
Bankkonto abgebucht haben machen Sie zuerst eine Umbuchung vom Bankkonto auf
dieses neuen Geldkonto AFA_SCHR über den Bruttobetrag von DM 1150,-

    2. Die Mehrwertsteuer als MWSt solo verbuchen

Wechseln Sie wieder in die Buchhaltung (F1) und erstellen Sie jetzt eine Buchung
über DM 150,-, als Datum verwenden Sie das Kaufdatum, das Geldkonto ist
AFA_SCHR. Als Gegenkonto wählen Sie "Mehrwertsteuer solo". Auf Ihrem Geldkonto
AFA_SCHR bleiben somit DM 1000,- als Wert stehen.

    3. Erstellen der jährlichen AfA Buchung

Da Sie den Kauf im ersten Halbjahr getätigt haben, können Sie 1/5 des
Anschaffungspreises (netto) als Ausgabe geltend machen (also steuerlich
absetzen). Damit Sie diese Buchung nicht in den nächsten Jahren vergessen, und
auch nicht jedes Jahr neu eingeben müssen, sollten Sie eine automatische Buchung
erstellen. Da sich das Kapitel 4 ausführlich mit der automatischen Buchhaltung
befaßt, beschreibe ich hier nur sehr kurz den Ablauf. Wechseln Sie mit der Taste
F4 in die Liste für automatische Buchungen. Um eine leere Eingabebox zu erhalten
drücken Sie die Tasten Ctrl und N gleichzeitig. Es erscheint eine Dialogbox, die
der bereits bekannten Buchungsbox sehr ähnlich sieht. Sie können hier als Text
"AfA Schreibmaschine von 96 bis 2001" eintippen. Als Betrag muß DM 200,-
verwendet werden. und der Knopf für die Mehrwertsteuer muß auf 0% stehen. Als
Datum tragen Sie den 31.12.2001 ein. F_M wird diese Buchung also am 31.12.2001
das letzte mal ausführen. Das Geldkonto ist natürlich "AFA_SCHR", das Gegenkonto
"Büro". F_M wird dann  fünf Jahre lang jeweils mit Datum 31.12. eine
entsprechende Buchung vornehmen.



3.7 Verlassen der Dialogbox Buchungen



Wenn Sie die Eintragungen für Ihre Buchung, Umbuchung oder manuelle
Einnahmebuchung getätigt haben, so können Sie diesen Datensatz in das
Buchungsfenster übertragen. Dies geschieht durch Anklicken des OK-Button, oder
alternativ durch Drücken der Tastenkombination ALternate + O-Taste. Sie
verlassen damit die Eingabebox und der Datensatz wird zur Buchhaltung
hinzugefügt. Sind dagegen mehrere Datensätze einzugeben, so müssen Sie den
Weiter-Button anwählen. Der bearbeitete Datensatz gelangt damit in die
Buchungsliste und es öffnet sich sofort wieder eine leere Dialogbox. So können
Sie zügig viele Datensätze eingeben.

Der OK-Button ist übrigens als Defaultwert eingestellt und kann auch ohne
Anklicken mit der Maus nur durch Betätigen der Return-Taste ausgelöst werden.

Mit Abruch wird die Dialogbox verlassen, ohne daß der Datensatz abgespeichert
wird. Dieser Knopf wird nur benötigt, wenn die Box versehentlich aufgerufen
wurde. Die Undo-Taste führt die gleiche Funktion aus.

Die Löschoption wird gebraucht, wenn ein fehlerhafter Datensatz ganz aus der
Liste entfernt werden soll. Diese Funktion können Sie auch wieder über eine
Tastenkombination , Alternate + L-Taste auslösen.



3.8 Das Fenster "Buchungen"



Wenn Sie einen Datensatz in die Dialogbox eingetragen haben, wird dieser nach
Verlassen der Box in die Buchungsliste übertragen und im Buchungsfenster
angezeigt. Die Kopfleiste des Buchungsfensters zeigt immer das Laufwerk, von dem
die Datei geladen wurde und den Namen der Buchungsdatei an.

In der Infozeile unter der Kopfzeile können Sie sehen welche Information in dern
Spalten stehen. Wenn Sie die Sortierreihenfolge verändern möchten, genügt ein
Klick auf den Eintrag in der Infozeile. Folgende Informationen sind direkt im
Buchungsfenster zu sehen:

    -Datum

    -Textfeld

    -Bruttobetrag

    -Abkürzung für das Geldkonto

    -Abkürzung für das Gegenkonto

    -Mehrwertsteuersatz

    -Buchungsnummer


Sie können also leicht die Richtigkeit Ihrer Eingabe überprüfen, und wenn nötig,
fehlerhafte Datensätze durch einen Doppelklick aufrufen und korrigieren. Zur
Erhöhung der Arbeitsgeschwindigkeit werden alle Datensätze im Speicher des
Rechners gehalten, so daß Sie immer alle Eintragungen blitzschnell aufrufen
können. Darüber hinaus haben Sie jederzeit einen Überblick über Ihre finanzielle
Lage seit Jahresbeginn, ohne abgeschlossene Zeiträume umständlich nachladen und
mit den aktuellen Daten verknüpfen zu müssen.



3.9 Filter- und Schalterfunktionen



Wenn Sie einige Zeit mit dem Programm und der Buchhaltung gearbeitet haben, so
können leicht einige hundert Datensätze zusammenkommen. Nun kann es vorkommen,
daß Sie sich nur eine Auswahl der Datensätze ansehen wollen. Um die Datenmenge
zu verringern, können Sie die Buchungen im Fenster filtern.

Es stehen Ihnen eine Vielzahl von Filtern zur Verfügung. Sie erreichen diese
Funktion über das Pop-Up-Menü "Buchungen".

Klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste in das aktive Buchungsfenster, und
an der aktuellen Position des Mauszeigers erscheint das unten abgebildete
Pop-Up-Menü "Buchungen". In dem Bereich "Schalter" finden Sie zwei Menüpunkte
zur Auswahl.

    Konten

Sie können sich durch Anwählen eines oder mehrerer Geld- und Gegenkonten in
dieser Dialogbox nur die Datensätze zu diesen Konten anzeigen lassen. Alle
anderen Buchungssätze werden nicht mehr angezeigt, sind aber immer noch im
Speicher vorhanden. Wenn Sie alle Gegenkonten im Buchungsfenster sehen möchten,
brauchen Sie nur den Button "Alle" anzuklicken, oder die TAB-Taste zu betätigen.
Um wieder auf die Auswahl umzuschalten, können Sie den Befehl "Kontenauswahl" im
Pop-Up-Menü verwenden.

Wählen Sie den Knopf für Umbuchungen, so erscheinen alle Datensätze, die als
Umbuchungen getätigt wurden. Wird Mehrwertsteuer angeklickt, so befinden sich
die als "Mehrwertsteuer Solo" eingegebenen Datensätze im Buchungsfenster. Die
"gewöhnlichen" Mehrwertsteuerbuchungen werden nicht angezeigt, können aber als
Liste ausgedruckt werden (Kapitel 3.8).

Verlassen Sie jetzt die Dialogbox entweder durch einen Klick auf OK, oder durch
Drücken der Return-Taste. Wenn Sie die Dialogbox über "Abbruch" verlassen,
werden die vorgenommenen Änderungen ignoriert.

Ein Tip

Wenn Sie hier nur ein Gegenkonto zur Anzeige anwählen, erhalten alle neuen
Buchungsboxen dieses als Voreinstellung. Sie ersparen sich bei der Eingabe
vieler Belege zu einem Gegenkonto einen weiteren Mausklick!

Sie können natürlich mittels des Parameters "letzte Buchung bei Neuen als
Voreinstellung" alle Eintragungen der letzten Dialogbox als Voreinstellung
weiterverwenden.

    Zeitraum

Zur Auswahl stehen einzelne Monate oder Quartale. In dem Textfeld "Jahr" können
Sie das Jahr eingeben, für das die vorgenommene Zeiteinstellung gelten soll.
Hier finden Sie als Voreinstellung das aktuelle Jahr aus dem Systemdatum des
Computers eingetragen. Sie können sich hier auch das letzte Jahr im
Buchungsfenster darstellen lassen, wenn Sie entweder zum Jahresanfang das alte
Rechnungsjahr noch nicht abgeschlossen haben (über die Funktion
"Jahresabschluß"), oder wenn Sie ein altes Rechnungsjahr über die Funktion
"Laden" in der Menüleiste  aufgerufen haben. Andernfalls sind diese Datensätze
ja nicht im Speicher des Rechners enthalten!

Das Buchungsfenster erscheint nach Anwendung der Filterfunktion wesentlich
übersichtlicher. Alle Buchungen unter dem Gegenkonto Materialeinkauf im November
sind dargestellt. Anders als bei den Fenstern "Kunden & Lieferanten, Artikel und
Fakturierung wird der Status der Filterfunktion nicht in der Kopfleiste des
Fensters angezeigt, da aufgrund der Fülle an Filterfunktionen der Platz nicht
ausreichen würde, alle ausgewählten Filter anzuzeigen.



3.10 Drucken der Buchungslisten



Die Buchungsvorgänge können unter Verwendung der Filterfunktionen ausgedruckt
werden. Der Aufruf hierfür erfolgt über das bereits erwähnte Pop-Up-Menü
"Buchungen".

Klicken Sie den Eintrag Drucken an, so erscheint die abgebildete Auswahlbox.  Es
wird immer nur das gedruckt, was auch tatsächlich im Buchungsfenster angezeigt
wird. Wenn Sie einen Filter (Zeit oder Konten) gesetzt haben, kann auch nur
dementsprechend gedruckt werden. Sie können jetzt die Auswahl der zu druckenden
Daten weiter einschränken, wenn Sie im Feld "Auswahl" eine Eintragung vornehmen.

    Markierte

Dieser Knopf ist als Voreinstellung aktiv. Es werden dann nur die Datensätze
gedruckt, die im Buchungsfenster markiert sind.

    Bereich

In zwei Feldern können Sie angeben, von wo bis wo die Ausgabe erfolgen soll.
Das zweite Feld enthält bereits die Zahl der im Buchungsfenster vorhandenen
Datensätze.

Damit überhaupt etwas ausgegeben wird, müssen Sie nun noch ein Ausgabeformat
auswählen. Diese Ausgabeformate werden mit dem Texteditor erstellt und enthalten
die Platzhalter der Daten, die Sie auf dem Ausdruck sehen wollen. FIRST_MILLION
liefert Ihnen eine Auswahl an Listenformaten für alle Bereiche des Programms
mit. Schauen Sie einmal im 1. Kapitel nach, welche Platzhalter existieren, und
wie ein Listenlayout erstellt wird.

Der Knopf "Format laden" ruft die Dateiauswahlbox auf, mit der Sie für den
ausgewählten Slot ein neues Format laden können. Mit dem Knopf "Format
editieren" wird der Texteditor geöffnet und Sie können Änderungen an dem
aktiviertem Druckformat vornehmen.

Hinter jedem Slot für ein Listenformat befindet sich ein Knopf, um auf die
Druckereinstellung 1 umzustellen. Sie können damit Ihrem Ausdruck auch eine
Grafik beimischen. Sinn macht das hier in der Buchhaltung weniger, aber bei den
Ausdrucken in der Fakturierung können so Paketkarten und andere Formulare
perfekt ausgedruckt werden. Voraussetzung ist allerdings ein ATARI Laser, oder
ein Drucker, der HP kompatibel ist (PCL5).



3.11 Suchen im Buchungsfenster



Um Ihnen das Auffinden einzelner Buchungsbelege zu erleichtern, enthält das
Programm auch eine Suchroutine. Sie können diese Funktion durch Drücken der
Tastenkombination Ctrl+F aufrufen.

Nach dem Aufrufen der Suchfunktion erscheint die unten abgebildete Eingabebox.
Sie können drei Suchkreise anwählen. Entweder Sie möchten einen Buchungssatz
nach einer Texteingabe suchen lassen, oder Sie können den Beleg über die
Buchungsnummer suchen, in einigen Fällen ist das Suchen eines Beleges nach dem
Bruttopreis sehr hilfreich. Sie müssen den gewünschten Suchkreis durch das
Anklicken des entsprechenden Knopfes auswählen, und dann das Wort, oder die
Nummer eingeben. Wenn Sie die Buchungssätze nach einem Text durchsuchen lassen,
kann es sich um ein Wort, mehrere Wörter oder einen Wortteil handeln. Es werden
Ihnen dann alle Buchungen nacheinander angezeigt, die diesen Text enthalten. Da
sich alle Buchungen im Speicher Ihres Computers befinden, vergeht auch bei der
Suche in 5000 Buchungsbelegen keine nennenswerte Zeit.

Wenn Sie vermuten, daß es mehr als einen Datensatz geben wird, der zu Ihrem
Suchbegriff paßt, können Sie gleich den Knopf "Filtern" auswählen. Anschließend
sehen Sie im Buchungsfenster alle Datensätze die Ihren Suchbegriff enthalten.

Beachten Sie aber bitte, daß die Suchfunktion immer nur auf die im
Buchungsfenster dargestellten Daten wirkt. Wenn Sie eine Filterfunktion
ausgewählt hatten, so wird nur in den gefilterten Datensätzen gesucht. Sie
können also über die verschiedenen Filter eine Vorauswahl treffen. Die Suche
beginnt immer mit der obersten Eintragung im Buchungsfenster. Wenn Sie alle
Buchungssätze des Fensters durchsuchen wollen, müssen Sie mit dem Scrollbalken
den ersten Datensatz auch an die erste Position bringen.

Wird nun ein Datensatz gefunden, so steht dieser anschließend an oberster Stelle
im Fenster und Sie können diesen Buchungssatz durch einen Doppelklick mit der
linken Maustaste aufrufen. War dieser Datensatz nicht der von Ihnen gesuchte, so
starten Sie die Suchfunktion erneut.

Das Programm beginnt mit der Suche jetzt an dieser Stelle im Fenster. Wird ein
weiterer Datensatz gefunden, so schreibt ihn das Programm an die oberste
Position ins Fenster.

Wenn Sie einen anderen Datensatz suchen wollen, müssen Sie mit dem Scrollbalken
wieder an den Anfang der Buchungsliste zurückkehren. Einfacher geht dies jedoch
durch Drücken der Clr/Home-Taste.

Wenn Sie die Buchungsnummer der Eintragung kennen, so wird auch nur ein
Datensatz ausgewählt, da die Zuordnung hier eindeutig ist. Sie müssen aber in
der Dialogbox den Knopf für Buchungsnummer anklicken damit das Programm weiß,
daß jetzt der Suchkreis Buchungsnummer aktiviert werden soll.



3.12 Korrigieren der Buchungssätze



Wenn Sie am ersten Wochenende des Monats die Buchhaltung für den vergangenen
Monat machen wollen, sammeln sich leicht dutzende Belege an, die alle eingegeben
werden müssen. Leider hat das  Eintippen nach der "Zwei Adler Kreisen" Methode
den Nachteil, daß man sich durchaus vertun kann. So werden falsche Beträge
eingegeben, das Datum stimmt nicht, oder der falsche Mehrwertsteuersatz ist
angewählt worden. Auch wenn man die Eingaben vor dem Verlassen der Dialogbox
Buchungen noch einmal durchliest, rutscht die eine oder andere fehlerhafte
Eintragung durch. Erst bei der Durchsicht der Buchungsliste stellt man dann
entsetzt fest, wieviele Fehler man gemacht hat. Viele Programme, auch solche die
bewußt nur nach Einnahme/Überschußrichtlinien arbeiten, verzichten auf jede
Korrekturmöglichkeit. Hier hilft nur eine Stornobuchung und eine neue, diesmal
hoffentlich richtige Eintragung.

Das Programm FIRST_MILLION bietet auch hier mehr! Sie können problemlos jede
Eintragung in der Buchungsliste durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste
aufrufen und die Daten in der erscheinenden Dialogbox ändern. Sie müssen
lediglich mit dem Mauszeiger den richtigen Datensatz treffen.

Solcherlei Vorgehen findet nicht die ungeteilte Zustimmung der ja auch alle
Belege bis zum Jahresende sammeln und dann einfach die Beträge summieren. Und
bei dieser Methode können Sie natürlich ebenfalls Fehler korrigieren!

Wir sind sicher, daß die Möglichkeit der einfachen Korrektur fehlerhafter
Buchungen für kleine Gewerbe, die ja oft Ein-oder Zwei-Personen-Betriebe sind,
ganz erheblich zur Vereinfachung der Arbeit beiträgt. Sie müssen natürlich alle
Belege und Rechnungen ordentlich abheften und diese sowie die monatlichen
Kontenlisten, die Sie ja mit FIRST_MILLION ausdrucken, bei einer Buchprüfung als
Nachweis vorlegen können. Aber darum kommen Sie ja ohnehin nicht herum. Es gibt
somit keinen Grund auf eine Korrekturmöglichkeit verzichten zu müssen. Außerdem
erlaubt selbst das Finanzamt Korrekturen im laufenden Buchungszeitraum. Erst
nach Abschluß eines Zeitraumes darf nichts mehr undokumentiert verändert werden!

Wenn Sie die fehlerhafte Eintragung korrigiert haben, verlassen Sie die
Dialogbox mit einem Klick auf den OK-Button. Soll eine weitere Buchung
bearbeitet werden, muß diese wie oben geschildert angewählt werden.

Sie können aber auch mittels des "Weiter" Button den nächsten Buchungsbeleg
aufrufen und so von oben nach unten durch alle Buchungsdaten wandern.

Sie können die Dialogbox durch Betätigen des "Abbruch" Knopfes auch ohne
Änderung verlassen. Der Knopf "Löschen" dient dazu den gesamten Datensatz aus
der Buchungsliste zu entfernen. Aber benutzen Sie diese Option mit Vorsicht. Bei
einer Buchprüfung werden Sie gute Gründe angeben können, weshalb Ihre
Buchungsbelege Lücken aufweisen.



3.13 Die Kontenübersicht



Der Aufruf dieser Dialogbox erfolgt  durch Drücken der F10 Taste. Es erscheint
eine Dialogbox, die alle Konten, die Sie definiert haben, und solche die das
Programm fest vorgibt, in einer Übersicht aufführt. Sie können über diese
Dialogbox allerdings nur die Summen der ersten 10 Geldkontenklassen und der
ersten 20 Gegenkontenklassen sehen. Die Liste aller Gegen- und Geldkonten
erhalten Sie im Kontenfenster durch Drücken der F9 Taste.

In der Kontenübersicht sind aber die Summen aller Einnahmen allen Ausgaben
gegenübergestellt, und Sie können auf einen Blick den Bruttogewinn oder Verlust
(Gott behüte!) Ihrer Firma erkennen.

Sie sehen im linken Kasten zu den ersten 20 Gegenkontenklassen die Summen der
Netto- oder Bruttoausgaben, und im Kasten auf der rechten Seite die Kontenstände
der ersten 10 Geldkontenklassen.  Ob die Darstellung Brutto- oder Nettosummen
anzeigt wird unter "Parameter" im Pull-Down-Menü eingestellt.

In der Ecke rechts unten befindet sich ein Auswahlfeld, welches Ihnen nach dem
Anklicken mit der linken Maustaste ein Pop-Up-Menü öffnet, das die Berechnung
des Bruttogewinns und der Umsatzsteuerschuld für einen bestimmten Zeitraum
ermöglicht. Ihnen werden Monat, Quartal und Jahr zur Auswahl angeboten.

Kommen wir aber zur Kontenübersicht und der Auswertung der Zahlen zurück:

Die erste Zeile unter diesen beiden Kästen enthält die Gegenüberstellung der
Mehrwertsteuer Einnahmen und Ausgaben. Im Feld Umsatzsteuer steht die
Umsatzsteuerschuld, die in dem angewählten Zeitraum angefallen ist. Das
Negativzeichen markiert einen vom Finanzamt zu erstattenden Betrag. Ein
positiver Betrag muß entsprechend Ihres Veranlagungszeitraums an das Finanzamt
entrichtet werden. Beträgt die Umsatzsteuerschuld per anno weniger als DM 600,-
, so erfolgt die Abführung an den Fiskus jährlich, zwischen DM 600,- und 6000,-
vierteljährlich und bei Umsatzsteuerbeträgen über DM 6000,- müssen Sie monatlich
eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. In das Formular des Finanzamtes (1996)
müssen Sie unter der Nummer 50 die Nettoumsätze zu 15% eintragen. In das Feld
rechts daneben tragen Sie die Mehrwertsteuer ein, die Sie auf diese Umsätze
eingenommen haben.

Das Feld rechts unter der Umsatzsteuerberechnung zeigt Ihren Bruttogewinn für
den ausgewählten Zeitraum an. Hier sind dann die Bruttoeinnahmen gegen die
Bruttoausgaben verrechnet. Die Informationen in diesem Feld erhalten Ihre
Bedeutung erst am Jahresende, wenn Sie den Gewinn Ihrer Firma ermitteln wollen.
Nach den Richtlinien der Einnahme- Überschußberechnung sind zur Gewinnermittlung
die Bruttobeträge heranzuziehen. Die vereinnahmte Mehrwertsteuer ist also bis zu
Abführung an das Finanzamt erstmal gewinnerhöhend. Die von Ihnen bereits
abgeführte Umsatzsteuer wird ja auch als Ausgabe geführt und wirkt somit
gewinnsenkend. Wenn Sie jedoch lediglich jährlich zur Abgabe der Umsatzsteuer
verpflichtet sind, so erhöht die einbehaltene Umsatzsteuer beträchtlich Ihre
Einkommensteuer, wenn Sie im ersten Jahr deutlich über DM 600,- an Umsatzsteuer
abzuführen hätten.

Ein Tip: Beantragen Sie vorsorglich zumindest vierteljährliche
Umsatzsteuervoranmeldungszeiträume. Aber auch monatlichen Abgabeterminen können
Sie sorgenfrei ins Auge blicken, alle notwendigen Berechnungen hierfür macht ja
FIRST_MILLION für Sie! Auf jeden Fall zahlen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld bis zum
31.12. eines Jahres!

Aber zurück zum Gewinn Ihrer Firma. Das was am Jahresende, bevor Sie das
Rechnungsjahr mit der Funktion "Jahresabschluß" beenden, in dieser Zeile
eingetragen ist, muß von Ihnen in der Einkommensteuererklärung als Gewinn
erklärt werden. Nun macht es nicht viel Sinn, müßten Sie die Werte jetzt alle
abschreiben um sie dem Finanzamt mitzuteilen. Selbstverständlich nimmt Ihnen
unser Programm auch diese Arbeit ab.

Sie können sich die Gewinnermittlung gleich mit Briefkopf für das Finanzamt
ausdrucken lassen. Klicken Sie dafür den Knopf "Druck E/Ü" an. Sie erhalten
einen Ausdruck, der alle Einnahme- und Ausgabekonten gegenüberstellt und
abschließend den Bruttogewinn ausdruckt. Diese Gegenüberstellung können Sie dann
getrost beim zuständigen Finanzamt einreichen.

Der zweite Knopf "Geschäft" erstellt Ihnen einen Ausdruck aller Konten inklusive
der Kontenstände der von Ihnen definierten Privatkonten in Listenform. Hier
erhalten Sie auch die Mehrwertsteuerliste ausgedruckt. Auch diese Liste erhält
das Finanzamt.



3.14 Jahresabschluß



Der buchungstechnisch wichtigste Zeitraum ist immer ein Jahr. Der Staat verlangt
nämlich immer für diesen Zeitraum seinen Anteil an den  mehr oder weniger guten
Geschäften die Sie getätigt haben.

Das ganze nennt sich dann Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuererklärung und so
weiter. Deshalb muß am 31.12. eines jeden Jahres ein Schlußstrich gezogen
werden, in unserem Programm heißt das schlicht "Jahresabschluß".

Bevor Sie diesen Vorgang starten, sollten Sie noch einmal einige Dinge bedenken.
Nicht, weil der Vorgang wie bei einigen anderen Buchhaltungsprogrammen so
endgültig ist, Sie können natürlich das vergangene Jahr durch einfaches Laden
wieder auferstehen lassen, sondern um sicher zu sein, daß dieser Umstand dann
nicht nötig wird.

    -sind alle Buchungen getätigt?

    -sind alle Kontenlisten ausgedruckt?

    -ist die Kontenübersicht (Drucken E/Ü, und Geschäft) ausgedruckt    worden?

Können Sie diese Fragen mit ja beantworten, dann ist es wieder einmal so weit,
ein Rechnungsjahr ist zu den Akten zu legen. Konkret bedeutet das, alle Daten
der Buchhaltung werden komprimiert auf Diskette oder Festplatte abgespeichert.
Sollten Sie die Daten des Jahres auf Diskette abspeichern wollen, so beachten
Sie, daß bei einer großen Zahl von Buchungen leicht 500 kB zusammenkommen.
Benutzen Sie deshalb bitte eine leere, formatierte Diskette für die
Datensicherung.

Der Aufruf des Jahresabschlusses erfolgt über die Funktionen Jahresabschluß im
Pop-Up-Menü "Buchungen"

Wenn Sie diesen Eintrag anwählen, öffnet sich eine Warnmeldung (Alertbox), die
Sie noch einmal fragt, ob Sie diesen Vorgang wirklich ausführen wollen.

Beantworten Sie diese Frage mit "Ja", so erscheint die im Computersystem
eingebaute Dateiauswahlbox mit einem Vorschlag für den Namen der Datei, die
jetzt abgespeichert werden soll. Im allgemeinen sollten Sie den Vorschlag
übernehmen und jetzt nur noch "Ok" anklicken. Sollten Sie versehentlich bis
hierher gekommen sein, so können Sie die Dateiauswahlbox immer noch mit
"Abbruch" verlassen, ohne daß das Jahr abgeschlossen wird. Haben Sie aber OK
gewählt, speichert das Programm die Daten des Jahres jetzt ab, und die
Eintragungen erscheinen nicht mehr im Buchungsfenster.

Wenn Sie jetzt keine Buchungsbelege mehr im Buchungsfenster sehen, müssen Sie
über das Pop-Up-Menü die Filterfunktion aufrufen, und das neue Jahr einstellen.



3.15 Laden eines Rechnungsjahres



In Kapitel 3.14 haben Sie erfahren, wie ein Rechnungsjahr abgeschlossen wird.
Die hierbei ausgelagerten Daten können bei Bedarf problemlos wieder geladen und
bearbeitet werden. Ihnen stehen dabei alle Funktionen der Buchhaltung wie
gewohnt zur Verfügung. Bevor Sie jedoch einen alten Abrechnungszeitraum laden,
sichern Sie zuerst Ihre aktuellen Daten. Gehen Sie mit dem Mauszeiger in die
Menüleiste und öffnen Sie den Eintrag "Datei".

Hier finden Sie die Eintragung "Alles Sichern". Wird diese Zeile angeklickt,
erscheint eine weitere Dialogbox mit der Sie auswählen wohin die Daten
gespeichert werden. Sie können entweder auf das Laufwerk sichern, von dem die
Daten geladen wurden "aktuelles Laufwerk", oder als "Backup" auf einen anderen
Datenträger. Wird "Backup" gewählt, erscheint die Dateiauswahlbox zur
Pfadeinstellung.

Wenn Sie die Datensicherung erledigt haben, können Sie mit dem Pop-Up-Menü den
Eintrag "Laden" aufrufen. Es erscheint die Auswahlbox. Hier wählen Sie die Datei
des Jahres aus, die Sie zu editieren, oder zu sehen wünschen. Verlassen Sie
diese Box über den OK-Button, so werden die gewünschten Daten in den Speicher
gelesen. Der Zeitfilter wird automatisch auf das nachgeladene Jahr eingestellt

Die Kopfleiste des Buchungsfensters zeigt Ihnen das Laufwerk von dem die Daten
geladen wurden, und den Namen der Buchungsdatei an.

Am Ende der Arbeit rufen Sie im gleichen Pop-Up-Menü den Eintrag "sichern" auf,
um die geänderten Daten abszuspeichern.



3.16 Import von Buchungsdaten



Wenn Sie von einer anderen Buchhaltung auf FIRST_MILLION umsteigen möchten,
können Sie Ihre alten Buchungsdaten bequem in unsere Programm importieren.
Einzige Voraussetzung, Ihre alte Software erlaubt die Ausgabe der Daten in Form
einer Komma-Deleted-Datei. Jedes Datenfeld muß durch ein Komma vom
vorhergehenden Feld getrennt werden, jeder Datensatz durch einen Zeilenvorschub
(Carriage Return <CR>).

Die Daten müssen dann noch in der folgenden Reihenfolge stehen:

Datum, Text, Bruttobetrag, Mwstsatz in %, Gegenkonto- nummer, Geldkontonummer,
Buchungsnummer <CR>. Das Datum wird in der Form (T)T.(M)M.(JJ)JJ erwartet, zum
Beispiel 3.11.93.